Der Laubbläser-Effekt
Wie die Automatisierung von Mahnungen mit geringem Wert die Kapazität der Experten für die Arbeit freigab, die tatsächlich Geld bewegt.
— DIE SITUATION
Die meisten Inkassoteams tragen eine stille Steuer: die Stunden, die mit der Verfolgung von Rechnungen mit geringem Wert verbracht werden, die einzeln keinen Unterschied machen, aber kollektiv die Kapazität erschöpfen, die für Konten arbeiten sollte, die es tun.
Das war die Realität hier. Ein hochvolumiger manueller Mahnprozess beanspruchte jeden Monat erheblich Zeit des Teams für routinemäßige Kontaktaufnahme bei Konten mit niedrigem Saldo. Die tatsächlichen Kosten waren nicht die Rechnungen, sondern das, was aufgrund dieser nicht erledigt wurde.
— WAS SICH ÄNDERT
Ein VBA/Makro-Automatisierungssystem wurde entwickelt und in den bestehenden Workflow integriert, um personalisierte Massenmahnungen in großem Maßstab zu ermöglichen. Das Team wurde geschult, es eigenständig zu übernehmen und anzupassen.
Die Lösung wurde dann auf das breitere Rechnungsstellungsteam ausgeweitet, wodurch eine lokale Lösung in eine gemeinsame organisatorische Fähigkeit umgewandelt wurde.
— DER DELTA
150 Briefe/Monat, automatisiert | 12,5 Std. wiedergewonnene monatlich | 7.500 $+ jährliche Produktivitätsrendite |
Diese 12,5 Stunden wurden nicht als administrative Entlastung genutzt. Sie wurden in priorisierte Konten während der Spitzenfokus-Morgenstunden umgeleitet, wo der finanzielle Einfluss am höchsten ist.
— DAS FAZIT
"Automatisierung ist keine Personalstrategie. Es ist eine Klarheitsstrategie. Wenn die Routine erledigt ist, wird das Wichtige sichtbar."
So sieht die Architekten-Mentalität in der Praxis aus: Identifizieren, wo qualifizierte Personen durch das Fehlen eines Systems gefangen sind, das System aufbauen und die Personen zu der Arbeit zurückbringen, die nur sie tun können.
