Präzise Abrechnung in großem Maßstab
Wie die Automatisierung individueller Rechnungsstellung die Zahlungszyklen beschleunigte und die Kapazität des Teams freisetzte.
— DIE SITUATION
Ein Segment von Kunden benötigte individuelle Rechnungen, die in ihre eigenen ERP-Systeme hochgeladen wurden. Der Standardabrechnungsprozess konnte das nicht berücksichtigen. Also hat das Team es manuell gemacht, eine Rechnung nach der anderen.
Das Ergebnis: verzögerte Zahlungszyklen, ein Inkassoteam, das mit administrativen Vorbereitungen beschäftigt ist, und Kundenbeziehungen, die durch einen Prozess belastet werden, der dazu gedacht ist, ihnen zu dienen, aber ständig hinter den Erwartungen zurückbleibt.
Die falsche Annahme, die dies aufrechterhält: dass die Erfüllung der Kundenanforderungen betriebliche Ineffizienz bedeutet. Das ist nicht der Fall.
— WAS SICH ÄNDERT
Ein VBA/Makro-Automatisierungstool wurde entwickelt, um individuelle Rechnungen automatisch zu erstellen und zu verteilen, die kundenspezifischen Anforderungen zu erfüllen, den manuellen Vorbereitungszyklus zu eliminieren und nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe zu integrieren.
Das Team wurde von Anfang an darauf trainiert, es zu übernehmen. Sobald es bewährt war, wurde es in der gesamten Rechnungsfunktion eingesetzt.
— DER DELTA
800 Rechnungen/Woche, automatisiert | Schneller Zahlungszyklen | Null manuelle Vorbereitung erforderlich |
800 individuelle Rechnungen werden pro Woche genau, zuverlässig und ohne menschliches Eingreifen für die Verwaltungsarbeit bearbeitet. Die Zahlungszyklen wurden beschleunigt. Der Fokus des Teams hat sich auf Beziehungs- und Wiederherstellungsarbeit verlagert.
— DAS FAZIT
"Kundenorientierte Prozesse müssen nicht auf Kosten der Effizienz gehen. Mit der richtigen Architektur verstärken sie sich gegenseitig."
Dies ist das Prinzip "Und, nicht Oder" in der Praxis. Die Kunden haben genau das bekommen, was sie benötigten. Der Betrieb lief mit voller Effizienz. Beides, nicht eines oder das andere.
