Facturation de précision à grande échelle
Comment l'automatisation de la facturation individualisée a accéléré les cycles de paiement et libéré la capacité de l'équipe.
— LA SITUATION
Un segment de clients nécessitait des factures individuelles téléchargées dans leurs propres systèmes ERP. Le processus de facturation standard ne pouvait pas l'accommoder. L'équipe l'a donc fait manuellement, une facture à la fois.
Le résultat : des cycles de paiement retardés, une équipe de recouvrement absorbée par la préparation administrative, et des relations clients tendues par un processus conçu pour les servir mais qui échoue constamment.
L'idée fausse qui maintient cela en place : que respecter les exigences des clients signifie accepter l'inefficacité opérationnelle. Ce n'est pas le cas.
— CE QUI A CHANGÉ
Un outil d'automatisation VBA/Macro a été créé pour générer et distribuer automatiquement des factures individuelles, en maintenant les exigences spécifiques aux clients, en éliminant le cycle de préparation manuelle et en s'intégrant parfaitement dans les flux de travail existants.
L'équipe a été formée pour en prendre possession dès le premier jour. Une fois prouvé, il a été déployé dans l'ensemble de la fonction de facturation.
— LE DELTA
800 factures/semaine, automatisé | Plus rapide cycles de paiement | Zéro aucune préparation manuelle requise |
800 factures individuelles traitées par semaine, avec précision, fiabilité, sans intervention humaine pour le travail administratif. Les cycles de paiement accélérés. L'accent de l'équipe s'est déplacé vers le travail de relation et de recouvrement.
— LA CONCLUSION
"Les processus centrés sur le client ne doivent pas se faire au détriment de l'efficacité. Avec la bonne architecture, ils se renforcent mutuellement."
C'est le principe "Et, pas Ou" en pratique. Les clients ont obtenu exactement ce dont ils avaient besoin. L'opération a fonctionné à pleine efficacité. Les deux, pas l'un ou l'autre.
