أثر منفاخ الأوراق

— الوضع

تحمل معظم فرق التحصيل ضريبة صامتة: الساعات التي تُقضى في مطاردة الفواتير ذات القيمة الصغيرة التي لا تحرك الأمور بشكل فردي ولكنها تستنزف القدرة التي ينبغي أن تعمل على الحسابات التي تفعل.

كانت هذه هي الحقيقة هنا. كانت عملية التحصيل اليدوية ذات الحجم الكبير تستهلك وقت الفريق بشكل كبير كل شهر في التواصل الروتيني لحسابات الرصيد المنخفض. التكلفة الحقيقية لم تكن الفواتير، بل ما لم يتم إنجازه بسببها.

— ماذا تغير

تم بناء نظام أتمتة VBA / Macro ودمجه في سير العمل الحالي، مما أتاح اتصالات تحصيل جماعية مخصصة على نطاق واسع. تم تدريب الفريق على امتلاكه وتكييفه بشكل مستقل.

ثم تم توسيع الحل عبر فريق الفوترة الأوسع، مما حول إصلاح محلي إلى قدرة تنظيمية مشتركة.

— دلتا

لم يتم استيعاب تلك الـ 12.5 ساعة كإغاثة إدارية. بل تم توجيهها إلى الحسابات ذات الأولوية خلال ساعات الصباح ذات التركيز العالي، حيث يكون الأثر المالي في أعلى مستوياته.

— الاستنتاج

"الأتمتة ليست استراتيجية عدد الموظفين. إنها استراتيجية وضوح. عندما يتم التعامل مع الروتين، يصبح المهم مرئيًا."

هذا ما يبدو عليه عقلية المهندس في الممارسة: تحديد أين يتم حبس الأشخاص المهرة بسبب غياب نظام، بناء النظام، وإعادة الأشخاص إلى العمل الذي يمكنهم القيام به فقط.