الفوترة الدقيقة على نطاق واسع

— الوضع

كان هناك شريحة من العملاء تحتاج إلى فواتير فردية تم تحميلها إلى أنظمة ERP الخاصة بهم. لم يكن بإمكان عملية الفوترة القياسية استيعاب ذلك. لذا قامت الفريق بذلك يدويًا، فاتورة واحدة في كل مرة.

النتيجة: دورات دفع متأخرة، فريق تحصيل مشغول بالإعدادات الإدارية، وعلاقات العملاء متوترة بسبب عملية مصممة لخدمتهم ولكنها تفشل باستمرار.

الافتراض الخاطئ الذي يحافظ على هذا: أن تلبية متطلبات العملاء تعني قبول عدم الكفاءة التشغيلية. لا يجب أن يكون الأمر كذلك.

— ماذا تغير

تم بناء أداة أتمتة VBA/Macro لتوليد وتوزيع الفواتير الفردية تلقائيًا، مع الحفاظ على المتطلبات الخاصة بالعملاء، وإلغاء دورة الإعداد اليدوي، والتكامل بسلاسة في سير العمل الحالي.

تم تدريب الفريق على تحمل المسؤولية منذ اليوم الأول. بمجرد إثبات فعاليته، تم نشره عبر وظيفة الفوترة بالكامل.

— دلتا

تمت معالجة 800 فاتورة فردية في الأسبوع بدقة وموثوقية، دون الحاجة إلى شخص في الحلقة للقيام بالأعمال الإدارية. تم تسريع دورات الدفع. تحول تركيز الفريق إلى العمل على العلاقات واستعادة الأموال.

— الاستنتاج

"لا يجب أن تأتي العمليات التي تركز على العميل على حساب الكفاءة. مع البنية التحتية الصحيحة، فإنها تعزز بعضها البعض."

هذه هي مبدأ "و، وليس أو" في الممارسة. حصل العملاء بالضبط على ما يحتاجون إليه. كانت العملية تعمل بكامل كفاءتها. كلاهما، وليس واحدًا أو الآخر.