Mahnungen für Kleinrechnungen automatisieren
Durch die Automatisierung der Routinekommunikation können Sie die Effizienz steigern und die finanziellen Ergebnisse verbessern, ohne die Personalisierung zu beeinträchtigen.
Die Herausforderung:
Die Verwaltung einer großen Anzahl von Rechnungen mit geringem Wert war aufgrund des manuellen Versendens einzelner Mahnschreiben eine Herausforderung. Diese zeitaufwändige Aufgabe beschränkte die Fähigkeit des Teams, alle ausstehenden Rechnungen zu begleichen, was sich auf den Cashflow und die Kundenbeziehungen auswirkte.
Der Wendepunkt:
Wir waren uns dieser Ineffizienz bewusst und versuchten, den Prozess zu automatisieren, um die Abdeckung zu maximieren und die Betriebseffizienz zu verbessern, ohne dabei Kompromisse bei der Personalisierung einzugehen.
Unser Ansatz:
Implementierung der Automatisierung: Entwicklung einer VBA/Makro-Lösung zum Versenden personalisierter Massen-E-Mails unter Einhaltung der Mahnstandards.
Prozessintegration: Gewährleistung einer nahtlosen Integration in vorhandene Arbeitsabläufe.
Schulung: Bereitstellung einer Teamschulung zur Verwaltung und Anpassung des Systems nach Bedarf.
Die Ergebnisse:
Erhöhte Reichweite: Versand von ca. 150 personalisierten Briefen pro Monat mit minimalem manuellen Aufwand.
Zeitersparnis: Einsparungen von ca. 12,5 Stunden pro Monat , was einer Produktivitätssteigerung von insgesamt über 7.500 US-Dollar pro Jahr entspricht.
Verbesserter Cashflow: Beschleunigtes Einziehen kleinerer Rechnungen, was sich positiv auf den Cashflow auswirkt.
Die Auswirkungen:
Die Teammitglieder konnten sich auf Aufgaben mit höherer Priorität konzentrieren, was die Gesamtproduktivität steigerte. Die Kunden erhielten zeitnahe Mitteilungen, was zu einer Verbesserung der Beziehungen und einer Reduzierung überfälliger Konten führte.
Hinweis: Alle genannten Projekte basieren auf realen Erfahrungen und wurden im Detail angepasst, um die Vertraulichkeit zu wahren.
