Automatisation des lettres de relance pour les petites factures

Le défi :

La gestion d'un volume important de factures de faible valeur était écrasante en raison du processus manuel d'envoi de lettres de relance individuelles. Cette tâche chronophage limitait la capacité de l'équipe à couvrir tous les comptes impayés, ce qui avait un impact sur les flux de trésorerie et les relations clients.

Le tournant :

Reconnaissant l’inefficacité, nous avons cherché à automatiser le processus pour maximiser la couverture et améliorer l’efficacité opérationnelle sans compromettre la personnalisation.

Notre approche :

• Mise en œuvre de l'automatisation : développement d'une solution VBA/Macro pour envoyer des e-mails personnalisés en masse, conformes aux normes des lettres de relance.

• Intégration des processus : intégration transparente garantie avec les flux de travail existants.

• Formation : Formation de l'équipe assurée pour la gestion et l'ajustement du système selon les besoins.

Les résultats:

• Couverture accrue : Envoi d’environ 150 lettres personnalisées par mois avec un minimum d’effort manuel.

• Gain de temps : environ 12,5 heures économisées par mois , soit un total de plus de 7 500 $ par an en gains de productivité.

• Amélioration des flux de trésorerie : recouvrement accéléré des petites factures, impactant positivement les flux de trésorerie.

L'impact :

Les membres de l'équipe ont pu se concentrer sur des tâches plus prioritaires, améliorant ainsi la productivité globale. Les clients ont reçu des communications en temps opportun, améliorant les relations et réduisant les comptes en souffrance.